Ankara'da "özel yazılım" diye arama yaptığınızda karşınıza web tasarım ajansları, freelance geliştiriciler, büyük kurumsal entegratörler ve bağımsız yazılım firmaları aynı listede çıkar. Hepsi farklı bir iş yapar ve hepsinin fiyatı, süreci ve sonucu farklıdır. Bu rehber, doğru türde firmayı ayırt etmeniz ve teklifleri sağlıklı karşılaştırmanız için hazırlandı.
Web ajansı mı, yazılım firması mı?
En sık yapılan hata, tanıtım sitesi yapan bir ajansa CRM, sipariş sistemi ya da otomasyon yaptırmaya çalışmaktır. İkisi aynı meslek değildir. Ajans görünürlük ve tasarım üretir; yazılım firması iş sürecinizi taşıyan, veri tutan, yetki yöneten ve başka sistemlerle konuşan uygulamalar geliştirir.
| Konu | Web ajansı | Özel yazılım firması |
|---|---|---|
| Ana ürün | Tanıtım sitesi, e-ticaret şablonu, tasarım | İş süreçlerine özel sistemler, entegrasyon, otomasyon |
| Başlangıç noktası | Paket ve fiyat listesi | Süreç analizi ve kapsam belgesi |
| Veri ve yetki | Genelde içerik yönetimi ile sınırlı | Veri modeli, rol bazlı yetki, işlem geçmişi |
| Entegrasyon | Sınırlı, hazır eklentilerle | ERP, muhasebe, ödeme, mesajlaşma API'leri |
| Canlı sonrası | Hosting ve küçük düzeltmeler | Bakım, geliştirme, ölçeklendirme, destek |
Web sitesi ihtiyacınız varsa ajans doğru adrestir. Ancak sitenin arkasında sipariş, rezervasyon, üyelik, bayi yönetimi veya raporlama gibi bir sistem gerekiyorsa, projeyi yazılım disipliniyle çalışan bir firmaya vermeniz gerekir.
Teklif almadan önce kendi içinizde netleştirin
Teklif kalitesi, sorduğunuz sorunun kalitesine bağlıdır. Firmalara gitmeden önce şu beş başlığı bir sayfada yazın:
- Hangi iş zaman kaybettiriyor? "Siparişler WhatsApp'tan geliyor, Excel'e giriyoruz, muhasebeye tekrar yazıyoruz" gibi somut cümleler.
- Bugün hangi araçları kullanıyorsunuz? Muhasebe programı, e-ticaret altyapısı, Excel dosyaları, mesajlaşma grupları.
- Kim kullanacak? Ofis ekibi, saha ekibi, müşteriler, bayiler. Kullanıcı sayısı kapsamı doğrudan etkiler.
- Hangi sistemlerle konuşmalı? Muhasebe, ERP, ödeme, kargo, SMS, e-posta.
- İlk sürümde ne olmazsa olmaz? Her şeyi ilk günde istemek maliyeti ve riski büyütür.
Firmayı değerlendirirken bakılacak sekiz kriter
- Önce sizi dinliyor mu? İlk görüşmede süreciniz hakkında soru sormayan firma, size kendi hazır çözümünü uyarlamaya çalışacaktır.
- Benzer sistemler geliştirmiş mi? Portföyde yalnızca tanıtım siteleri varsa, CRM veya entegrasyon projesi için ilk deneme siz olursunuz. Anonim vaka anlatımı bile ne tür işler yaptıklarını gösterir.
- Teknik ekiple doğrudan konuşabiliyor musunuz? Yalnızca satış temsilcisiyle görüşüyorsanız, ihtiyacınız geliştiriciye eksik aktarılır.
- Kapsamı yazılı veriyor mu? Modül listesi, teslim adımları, test ve kabul kriterleri olmayan teklif fiyattan ibarettir.
- Kod ve veri size mi ait? Kaynak kod, veritabanı ve sunucu erişimi teslimde sizde olmalı. Aksi halde firmaya bağımlı kalırsınız.
- Hangi teknolojileri kullanıyor ve neden? Teknoloji isimleri tek başına anlam taşımaz; seçimin gerekçesini açıklayabilmeleri önemlidir.
- Mevcut sisteminizle ne yapacak? Her şeyi sıfırdan yazmayı öneren firmaya karşı temkinli olun. Çoğu durumda mevcut sistemi geliştirmek veya entegre etmek daha mantıklıdır.
- Canlıya çıktıktan sonra ne oluyor? Bakım, hata giderme, yeni özellik ve destek modeli teklifte yazmalı.
Kırmızı bayraklar
- "Google'da birinci sıra", "satış garantisi" gibi doğrulanamayan vaatler.
- Süreci anlamadan verilen sabit fiyat.
- Yüzlerce mutlu müşteri, yüzde doksan dokuz memnuniyet gibi kaynağı olmayan rakamlar.
- Kaynak kodun teslim edilmemesi veya aylık kira modeliyle sistemin firmada kalması.
- Tüm iletişimin tek bir mesajlaşma grubundan yürütülmesi; yazılı kapsam ve değişiklik kaydı olmaması.
Teklifleri doğru karşılaştırmak
Üç teklif aldığınızda fiyatlar arasında birkaç kat fark olabilir. Bu genellikle firmaların farklı işleri fiyatlandırmasından kaynaklanır. Karşılaştırma yapmadan önce kapsamı eşitleyin: aynı modül listesi, aynı entegrasyonlar, aynı kullanıcı sayısı, aynı teslim ve bakım koşulları. Ardından şu üç soruyu sorun:
- İlk sürüm hangi modülleri içeriyor, hangileri sonraya bırakılıyor?
- Kapsam değişirse maliyet nasıl güncelleniyor?
- Teslim sonrası ilk yılın maliyeti nedir: bakım, sunucu, lisanslar, destek?
En ucuz teklif çoğu zaman eksik kapsamın fiyatıdır; en pahalısı da her zaman en kapsamlısı değildir. Kapsam belgesi olmayan teklifi karşılaştırmaya almayın.
Ankara'da yüz yüze çalışmanın yeri
Yazılım projelerinin büyük kısmı uzaktan yürütülebilir. Yüz yüze çalışmanın gerçek katkısı iki aşamada ortaya çıkar: süreç analizi ve canlıya geçiş. Ekibinizin işi nasıl yaptığını yerinde görmek, anlatılmayan adımları ve gizli Excel dosyalarını ortaya çıkarır. Ankara merkezli bir firma bu adımları ofisinizde yapabilir; şehir dışı bir firmayla aynı adımları ekran paylaşımı ve görüşmelerle yürütmeniz gerekir. İkisi de çalışır; önemli olan bu adımların atlanmamasıdır.
Yazıt Teknoloji olarak Ankara'daki firmalarla gerektiğinde yerinde, Türkiye genelindeki firmalarla uzaktan çalışıyoruz. Nasıl ilerlediğimizi Hakkımızda sayfasında, ne tür sistemler kurduğumuzu Projeler sayfasında anlattık.
Sık sorulan sorular
Ankara'da özel yazılım firması seçerken ilk neye bakmalıyım?
Firmanın önce probleminizi anlamaya çalışıp çalışmadığına. İlk görüşmede süreciniz hakkında soru sormayan, doğrudan paket ve fiyat sunan bir firma büyük olasılıkla şablon çözüm satıyordur. Ardından benzer projeler, teknik ekiple doğrudan iletişim ve kod sahipliği koşullarına bakın.
Web tasarım ajansı ile özel yazılım firması arasındaki fark nedir?
Web ajansı ağırlıklı olarak tanıtım sitesi, tasarım ve pazarlama üretir; özel yazılım firması iş süreçlerinize göre çalışan sistemler (CRM, ERP, portal, otomasyon, entegrasyon) geliştirir. Arkasında veri modeli, yetki sistemi ve entegrasyon gerektiren bir ihtiyacınız varsa yazılım firmasıyla çalışmanız gerekir.
Ankara'da olmayan bir firmayla çalışmak sorun olur mu?
Çoğu proje uzaktan yürütülebilir. Yüz yüze çalışmanın avantajı süreç analizi ve kullanıcı gözlemi aşamalarında ortaya çıkar. Ankara merkezli bir firma bu adımları yerinde yapabilir; uzaktaki bir firma ile aynı adımları çevrim içi yürütmeniz gerekir.
Teklifler arasında büyük fiyat farkı varsa ne yapmalıyım?
Önce kapsamı eşitleyin. Farklı teklifler genellikle farklı kapsamları fiyatlar. Modül listesi, entegrasyonlar, test, teslim, bakım ve kod sahipliği aynı satırlarda karşılaştırılmadan fiyat karşılaştırması anlamlı değildir.